Quá trình đặt in hóa đơn đã hoàn tất, để có thể sử dụng được. Những hóa đơn đó một cách hợp pháp thì các doanh nghiệp cần phải làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn.
Vậy thủ tục thông báo phát hành hóa đơn năm 2018 mới nhất như thế nào? Các doanh nghiệp cần lưu ý những gì để phát hành và sử dụng hóa đơn? Cùng theo dõi bài viết dưới đây của chúng tôi để giải đáp những thắc mắc này nhé.
Mẫu thông báo phát hành hóa đơn
Mẫu thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC) loại dành cho tổ chức, doanh nghiệp. Theo Thông tư 26/2015/TT-BTC (HL: 1/1/2015) thay thế cho mẫu Thông báo phát hành hóa đơn (mẫu TB01/AC) ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính.
Mẫu thông báo phát hành hóa đơn mới nhất
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
THÔNG BÁO PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN
(Dành cho tổ chức, cá nhân kinh doanh đặt in, tự in)
1.Tên đơn vị phát hành hóa đơn: ……………………………………………………………………………….
- Mã số thuế: ……………………………………………………………………………………………………………..
- Địa chỉ trụ sở chính: ………………………………………………………………………………………………
- Điện thoại: …………………………………………………………………….
- Các loại hóa đơn phát hành
| STT | Tên loại hóa đơn | Mẫu số | Ký hiệu | Số lượng | Từ số | Đến số | Ngày bắt đầu sử dụng | Doanh nghiệp in/ Doanh nghiệp cung cấp phần mềm | |
| Tên | MST | ||||||||
| Hóa đơn GTGT | AA/15T | ||||||||
- Thông tin đơn vị chủ quản (trường hợp tổ chức dùng hóa đơn của đơn vị chủ quản đặt in, tự in):
- Tên đơn vị: ……………………………………………………………………………………………………
- Mã số thuế: ………………………………………………………………………………………………….
- Tên cơ quan thuế tiếp nhận thông báo: ……………………………………………………………….
Ghi chú: Tổ chức tự in hóa đơn đặt in ………….., ngày …….. tháng …….. năm ……….
hoặc tự tạo phần mềm tự in hóa đơn để NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT
sử dụng không ghi cột Doanh nghiệp (Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)
in/Doanh nghiệp cung cấp phần mềm.
Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn qua mạng
Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất là 5 ngày. Trước khi doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ký thông báo phát hành.
Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn gồm có:
- Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu TB01/AC (Ban hành theo Thông tư số 26/2015/TT-BTC ban hàng ngày 27/2/2015).
- Hóa đơn mẫu (do nhà in cung cấp): Là bản in thể hiện đúng, đủ các tiêu thức trên liên của hóa đơn giao cho người mua loại được phát hành. Có số hóa đơn là một dãy các chữ số 0 và in hoặc đóng chữ “Mẫu” trên tờ hóa đơn.
- Quyết định của cơ quan thuế về việc cho doanh nghiệp sử dụng hóa đơn đặt in (Khi doanh nghiệp nộp hồ sơ xin sử dụng hóa đơn đặt in. Thì cơ quan thuế sẽ kiểm tra và quyết định có được sử dụng hay không).
Sau khi đã chuẩn bị xong hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn, bước tiếp theo mà bạn cần làm đó là nộp Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu qua mạng.
- Làm Thông báo phát hành hóa đơn trên phần mềm HTKK.
- Đăng ký nộp Thông báo phát hành hóa đơn qua mạng trên website: http://nhantokhai.gdt.gov.vn
- Cuối cùng, bạn tiến hành nộp hóa đơn mẫu qua mạng
#Chú ý: Sau khi đã nộp xong thì 2 ngày sau, bạn kiểm tra xem hóa đơn đã được phát hành hay chưa bằng cách truy cập website tracuuhoadon.gdt.gov.vn để có thể sử dụng nhé. Hoặc xem cách tra cứu hóa đơn tại đây.
Ngoài ra, từ lần thứ 2 trở đi nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì bạn không cần gửi kèm hóa đơn mẫu mà chỉ cần làm thông báo phát hành hóa đơn thôi nhé.
Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Theo quy định, các doanh nghiệp phải gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp (Chi cục thuế) bản Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu trước 2 ngày trước khi bắt đầu sử dụng.
Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao gồm:
- Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử (theo mẫu số 1 phụ lục của thông tư 32).
- Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử (Theo mẫu số 2 phụ lục của thông tư 32).
- Hóa đơn mẫu bản cứng (in máy đen trắng cũng được) và đóng dấu treo vào.
Sau khi đã hoàn tất 3 loại hồ sơ trên, Doanh nghiệp mang đầy đủ 3 loại hồ sơ này đến tại chi cụ thuế quản lý trực tiếp để nộp (Người nộp mang theo giấy ủy quyền vì một số chi cục thuế có thể yêu cầu).
Ngoài ra, bạn cũng có thể nộp qua mạng bằng cách lập thông báo phát hành hóa đơn từ phần mềm HTKK, sau đó tải phụ lục lên. Phụ lục ở đây là bản Word (trong bản Word để File ảnh gồm có: Quyết định sử dụng hóa đơn + Thông báo phát hành hóa đơn theo thông tư 32 + Hóa đơn mẫu).
Tuy nhiên, hiện nay vẫn chưa có sự thống nhất giữa các chi cục thuế nên trước khi đi nộp. Bạn nên liên hệ trực tiếp với chi cục thuế quản lý trực tiếp để hỏi về việc nộp qua mạng hay nộp bản cứng nhé.
Lưu ý: Để có hóa đơn điện tử mẫu cũng như để được sử dụng hóa đơn điện tử thì các doanh nghiệp cần phải mua phần mềm in hóa đơn điện tử.
Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn đặt in lần 2
Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn lần 2 cũng tương tự như thủ tục thông báo phát hành hóa đơn lần đầu, chỉ khác ở điểm doanh nghiệp không phải gửi đề nghị sử dụng hóa đơn tự in, đặt in.
Khi đã hoàn tất việc liên hệ đặt in hóa đơn, nghĩa là doanh nghiệp đã nhận được hóa đơn đặt in từ tổ chức đặt in. Khi đó, doanh nghiệp nộp thông báo phát hành hóa đơn lần 2 đến chi cục quản lý thuế.
Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn lần 2 bao gồm:
- Mẫu thông báo phát hành hóa đơn (Mẫu TB01/AC, ban hành kèm theo thông tư số 26/2015/TT-BTC)
- Hóa đơn mẫu
Lưu ý: Doanh nghiệp chỉ gửi kèm hóa đơn mẫu đến cơ quan thuế nếu hóa đơn lần 2 khác về nội dung và hình thức so với lần đầu. Còn trong trường hợp hóa đơn lần 2 không khác về nội dung (tức là thông tin công ty, địa chỉ, logo,…) hoặc hình thức so với hóa đơn lần đầu thì doanh nghiệp không cần gửi hóa đơn mẫu.
Thông báo phát hành hóa đơn bị sai
Làm sai thông báo phát hành hóa đơn không bị phạt nếu như đơn vị đó phát hiện ra sai và sửa lại cũng như khi cơ quan thuế phát hiện ra sai và thông báo cho đơn vị và đơn vị đã sửa lại theo yêu cầu.
Như vậy, việc thực hiện thông báo phát hành hóa đơn sai sẽ không bị xử phạt nhưng đồng thời, doanh nghiệp đó sẽ phải thực hiện điều chỉnh thông báo đúng theo yêu cầu của cơ quan thuế. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có tính không thực hiện điều chỉnh nhưng vẫn xuất hóa đơn cho khách hàng thì vẫn sẽ bị xử phạt.
Ngoài ra, Doanh nghiệp cũng cần phải chú ý đến một số hành vi có thể bị xử phạt đối với các hành vi như không điều chỉnh hóa đơn sai so với Thông báo phát hành hoặc hành vi không niêm yết Thông báo phát hành hóa đơn.
Thông báo phát hành hóa đơn sau bao nhiêu ngày được sử dụng?
Theo như hướng dẫn tại Thông tư 39/2014/TT-BTC thì sau khi nộp thông báo phát hành hóa đơn ít nhất 5 ngày, đơn vị phát hành sẽ được sử dụng hóa đơn. Tuy nhiên, kể từ ngày 12/6/2017, thời gian này đã được rút ngắn xuống chỉ còn 2 ngày.
Như vậy, các tổ chức kinh doanh phải gửi thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất là 2 ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.
Ngoài ra, kể từ ngày 12/6/2017 thông tư 37/2017/TT-BTC có hiệu lực thì sau 2 ngày kể từ ngày nhận được đề nghị của tổ chức kinh doanh, cơ quan thuế quản lý trực tiếp phải có thông báo về việc sử dụng hóa đơn đặt in/ tự in. Nếu sau 2 ngày làm việc mà cơ quan thuế quản lý trực tiếp không có ý kiến bằng văn bản thì doanh nghiệp đó được phép sử dụng hóa đơn đặt in/ tự in.
Tra cứu thông báo phát hành hóa đơn
Để tiến hành tra cứu thông tin thông báo phát hành hóa đơn của các tổ chức, cá nhân bán hàng hóa dịch vụ, bạn thực hiện như sau:
Bước 1: Bạn truy cập website: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/
Bước 2: Tại giao diện chính, bạn vào mục Thông tin thông báo phát hành -> Tổ chức, cá nhân.
Bước 3: Màn hình tra cứu xuất hiện gồm 3 phần. Bạn nhập đầy đủ thông tin chi tiết:
Tham số tra cứu:
- Mã số thuế: là mã số thuế của tổ chức, cá nhân phát hành hóa đơn cần tra cứu (hóa đơn tự in, đặt in)
- Ngày phát hành từ … đến ……: là điều kiện chỉ ra khoảng thời gian tạo thông báo phát hành hóa đơn của Cơ quan thuế để cấp, bán.
- Cuối cùng, bạn nhấn mục Tìm kiếm
Kết quả tra cứu:
- Mã số thuế/ Tên đơn vị phát hành
- Trạng thái hoạt động: Là trạng thái hoạt động/ tạm ngưng hoạt động của Người Nộp Thuế
- Địa chỉ trụ sở chính
- Cơ quan Thuế quản lý: Nếu là Chi cục Thuế sẽ có thêm thông tin về Cục thuế cấp trên.
Danh sách thông báo phát hành:
- Ngày phát hành: Bạn click vào Ngày phát hành cho phép kết nối xem thông tin chi tiết thông báo phát hành hóa đơn
- Cơ quan Thuế nhận thông báo phát hành: Nếu là Chi cục Thuế sẽ có thêm thông tin về Cục Thuế cấp trên
- Ghi chú: Hiển thị ghi chú khi thông tin thông báo phát hành có điều chỉnh
Bước 4: Bạn click vào Ngày phát hành để xem chi tiết những thông tin đơn vị phát hành và kết quả tra cứu.
Như vậy, trên đây là những thông tin liên quan đến thông báo phát hành hóa đơn mà chúng tôi đã chia sẻ với bạn đọc. Hi vọng rằng những thông tin này sẽ hữu ích đối với bạn, hỗ trợ bạn làm việc hiệu quả nhất. Chúc bạn thành công! Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết này của chúng tôi!
