Với ưu thế là kích thước tập tin nhỏ gọn, hỗ trợ trên nhiều nền tảng hệ điều hành khác nhau. Cùng với tính năng bảo mật khá tốt, định dạng PDF đang được rất nhiều người dùng lựa chọn.
Đồng thời, việc chuyển đổi file Excel sang PDF sẽ giúp cho tài liệu tạo ra trở nên chuyên nghiệp hơn. Ngăn chặn viêc bảng tính bị sửa đổi trong quá trình trao đổi. Bạn đang muốn chuyển Exel sang PDF mà vẫn giữ đúng định dạng khi mở trên các thiết bị khác nhau?
Vậy bạn đừng bỏ qua bài viết này của chúng tôi, hãy cùng theo dõi những thông tin dưới đây nhé!
Tại sao nên chuyển Excel sang PDF?
Như chúng ta đều biết, PDF là một định dạng tập tin tài liệu có đuôi .PDF và được sử dụng rộng rãi hiện nay. Ưu điểm của file PDF là có thể giữ lại được định dạng khi mở ở nhiều thiết bị khác nhau. Hơn nữa, trên máy tính, điện thoại và nhiều thiết bị di động hiện nay. Đều được hỗ trợ đọc định dạng PDF một cách dễ dàng.
Chính vì vậy, nhiều người thường chuyển Excel sang PDF để bảo toàn định dạng các file thống kê trong bảng tính của họ. Nhưng trên thực tế, không phải ai cũng biết cách chuyển Excel sang PDF đơn giản, nhanh chóng mà vẫn giữ đúng định dạng. Vậy hãy tiếp tục theo dõi những thông tin dưới đây nhé!
Cách chuyển Excel sang PDF đơn giản, nhanh chóng, giữ đúng định dạng
Dưới đây là 3 cách chuyển file Excel sang PDF một cách nhanh chóng mà bạn có thể tham khảo và áp dụng:
Cách 1: Lưu file Excel thành định dạng PDF sử dụng Microsoft Excel
Để thực hiện chuyển đổi theo cách này, bạn tiến hành theo các bước sau:
Bước 1: Mở file Excel mà bạn muốn chuyển đổi sang PDF. Trên giao diện đó, bạn chọn mục File.
Bước 2: Bạn chọn Save As. Đối với Excel 2013 và Excel 2016, bạn phải chọn một vị trí và thư mục chứa file sau khi lưu. Nếu lưu trên máy tính, bạn chọn Computer -> Browse để mở hộp thoại Save As.
Bước 3: Trong hộp thoại Save As, bạn chọn:
- Chọn thư mục lưu file.
- Nhập tên cho file trong phần File name.
- Trong phần Save as type các bạn chọn PDF (*.pdf)
Bước 4: Khi đó, sẽ xuất hiện một số tùy chỉnh, bạn hãy chọn:
- Chọn hộp kiểm Open file after publishing nếu muốn mở file với định dạng PDF ngay sau khi lưu
- Chọn Standard (publishing online and printing) nếu tài liệu đó yêu cầu chất lượng in cao.
- Chọn Minimum size (publishing online) nếu kích cỡ tệp quan trọng hơn chất lượng in.
- Chọn Options để thiết lập một số tùy chỉnh khác cho file
Cuối cùng, bạn nhấn Save để lưu file Excel thành định dạng PDF.
Nếu bạn không quen với giao diện trên Excel, bạn có thể chuyển đổi Excel sang PDF bằng cách thứ 2 ngay dưới đây nhé.
Cách 2: Chuyển file Excel sang PDF online qua trang web SmallPDF
Bước 1: Bạn truy cập vào trang web https://smallpdf.com/vi/excel-to-pdf
Bước 2: Trên giao diện trang web sẽ có 4 cách để lựa chọn file Excel bạn cần chuyển, cụ thể:
- Kéo thả trực tiếp file Excel cần chuyển vào vùng xanh
- Chọn mục Chọn file và điều hướng đến thư mục chứa file và chọn file Excel cần chuyển
- Chọn mục TỪ DROPBOX để chọn file lưu trên dropbox.
- Chọn mục TỪ GOOGLE DRIVE để chọn file lưu trên google drive.
Bước 3: Sau khi bạn đã chọn xong, hệ thống sẽ tải file lên và tự động chuyển đổi sang PDF. Đến khi nào có thông báo thành công thì bạn chỉ cần nhấn chọn Tải file xuống ngay.
Bước 4: Sau đó, xuất hiện hộp thoại Save As thì bạn chọn thư mục để lưu file và nhấn Save để lưu file PDF về máy tính.
Cuối cùng, mở file PDF vừa chuyển đổi, bạn thấy dữ liệu sẽ vẫn giữ đúng định dạng giống như trong file Excel.
Lưu ý: Sau khi quá trình chuyển đổi đã hoàn tất, trên giao diện trang web có thêm một số tùy chọn hỗ trợ người dùng như chia sẻ sang Dropbox, cắt file PDF vừa chuyển đổi, chia sẻ sang Google Drive, ký tên PDF. Bạn có thể chọn các tùy chọn theo ý muốn của bạn nhé.
Cách 3: Chuyển Excel sang PDF sử dụng tiện ích CutePDF Writer.
Để thực hiện theo cách này, trước tiên, bạn cần tải tiện ích Cute PDF Writer và PS2PDF Converter về cài đặt trên máy tính của bạn.
Bước 1: Bạn mở file Excel muốn chuyển đổi lên, click vào nút màu xanh góc trên bên trái, chọn Print hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + P (máy tính của bạn không kết nối đến máy in thì bạn vẫn có thể chọn lệnh Print bình thường).
Bước 2: Trong hộp hội thoại Print, bạn nhấn chọn CutPDF Writer trong mục Name rồi nhấn OK.
Bước 3: Quá trình chuyển đổi sẽ tự động diễn ra, cuối cùng bạn chỉ cần chọn nơi lưu file PDF là xong.
Tổng kết
Thật đơn giản phải không nào? Với những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ đầy đủ trên đây. Thì việc chuyển Excel sang PDF mà vẫn giữ đúng định dạng đã trở nên đơn giản hơn bao giờ hết đối với bạn phải không nào? Chúc bạn thực hiện thành công!
Ngoài ra, nếu trong quá trình chuyển Excel sang PDF, bạn có gặp bất cứ trục trặc nào, vui lòng chia sẻ với chúng tôi trong phần bình luận để được hỗ trợ sớm nhất nhé. Cảm ơn bạn đã theo dõi!
