Để được tính giảm trừ gia cảnh, được giảm thuế nếu bị thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn bất ngờ hoặc bị bệnh hiểm nghèo. Thì người nộp thuế phải có mã số thuế cá nhân.
Vậy đăng ký mã số thuế cá nhân như thế nào? Đây chắc chắn sẽ là thắc mắc của của nhiều bạn kế toán mới đi làm. Và trong bài viết ngày hôm nay, chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách đăng ký mã số thuế cá nhân mới nhất 2018. Mời các bạn cùng theo dõi nhé!
Mã số thuế cá nhân là gì?
Mã số thuế cá nhân là một dãy số, chữ cái hoặc các ký tự do cơ quan quản lý thuế cấp cho người nộp thuế thu nhập cá nhân theo quy định của pháp luật. Mã số thuế được sử dụng để nhận biết, xác định từng người nộp thuế riêng.
Hiện nay, nhằm giúp người dân có thể thuận tiện trong việc đóng thuế, nhà nước đã cho phép các cá nhân được đăng ký mã số thuế Online mà không cần đến trực tiếp các cơ quan thuế như trước kia.
Đăng ký mã số thuế cá nhân để làm gì?
Cá nhân có thu nhập thường xuyên sẽ được cấp một mã số thuế duy nhất để kê khai cho mọi khoản thu nhập. Việc đăng ký để cấp mã số thuế thu nhập cá nhân sẽ được thực hiện tại cơ quan chi trả thu nhập hoặc tại cơ quan thuế.
Trong trường hợp bạn ký hợp đồng làm việc với một công ty, công ty đó sẽ có trách nhiệm đăng ký mã số thuế cá nhân cho bạn. Còn trường hợp những người có thu nhập tự do như ca sĩ, cộng tác viên,… Sẽ phải tự đăng mã số thuế với cơ quan thuế nơi bạn cư trú. Thời gian để cấp mã số thuế trong vòng năm ngày làm việc kể từ khi bạn nộp hồ sơ đầy đủ.
Người được cấp mã số thuế cá nhân sẽ được hưởng các quyền lợi sau:
- Được đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc.
- Người có mã số thuế cá nhân sẽ được khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là 10%.
- Người có mã số thuế cá nhân sẽ được giảm thuế nếu bị thiên tai, tai nạn bất ngờ hay mắc các bệnh hiểm nghèo.
- Có mã số thuế cá nhân sẽ được hoàn thuế thu nhập cá nhân nếu nộp thừa.
Xem thêm: Share bộ File tài liệu Excel quyết toán thuế 2016 miễn phí
Đăng ký mã số thuế cá nhân online
Chỉ cần kết nối mạng Internet là bạn đã có thể dễ dàng làm hồ sơ đăng ký mã số thuế cá nhân online vô cùng nhanh chóng và tiết kiệm thời gian. Bạn thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Bạn tiến hành cài đặt phần mềm Hỗ trợ quyết toán thuế thu nhập cá nhân (QTTNCN v3.3.1) để có thể bắt đầu đăng ký mã số thuế cá nhân. Các bạn tải phần mềm HTKK mới nhất tại đây.
Tiếp theo các bạn chạy file cài đặt Setup.exe như hình trên và bắt đầu cài đặt phần mềm như bình thường.
Bước 2: Tạo hồ sơ đăng ký mã số thuế cá nhân trên phần mềm.
Sau khi đã cài đặt xong phần mềm QTTNCN, bạn mở phần mềm lên và chọn mục Đăng ký thuế qua CQCT.
Khi đó, giao diện chương trình sẽ hiện ra một tệp hồ sơ đăng ký mã số thuế cá nhân. Công việc mà bạn cần làm là điền đầy đủ thông tin của tổ chức chi trả thu nhập và cá nhân đăng ký thuế vào mẫu 01-TNCN này. Trong đó:
- Mã số thuế: là mã số thuế của công ty bạn đang làm việc
- Tên: Nhập tên công ty bạn
- Cơ quan thuế cấp tục: Cơ quan thuế cấp tỉnh thành phố công ty bạn
- Cơ quan thuế quản lý: Cơ quan thuế quản lý trực tiếp
- Số hiệu tệp: Bạn không cần nhập, hệ thống sẽ tự động nhảy
- Ngày tạo tệp: Không cần nhập, hệ thống cũng sẽ tự động nhảy
- Số lượng: Không cần nhập, hệ thống sẽ tự động nhảy
- Các thông tin trong bảng như Họ tên, ngày sinh,… bạn điền đầy đủ thôgn tin, riêng phần Mã số thuế thì bạn để trống nhé.
#Lưu ý: Cột nào có dấu “*” thì bạn phải điền chính xác và đầy đủ vì nó bắt buộc.
Sau khi đã hoàn tất các bước điền thông tin, bạn chọn mục Ghi dữ liệu ở phía cuối màn hình. Nếu tờ khai có lỗi hệ thống sẽ báo tờ khai không hợp lệ để bạn chỉnh sửa lại.
Bước 3: Kết xuất tệp hồ sơ.
Khi quá trình kiểm tra tờ khai hợp lệ xong, bạn chọn mục Kết xuất tệp hồ sơ.
Khi đó, bạn sẽ có 3 sự lựa chọn, bạn hãy nhấn chọn Kết xuất ra tệp định dạng Excel để gửi qua mạng cho cơ quan thuế. Các bạn có thể nhấn vào nút Kiểm tra để kiểm tra xem mã số thuế và đăng ký của mình xem đã hợp lệ hay chưa nhé!
#Lưu ý: Bạn tuyệt đối không được đổi tên file dữ liệu, bởi nếu bạn đổi tên file khi gửi dữ liệu qua mạng sẽ báo bị lỗi.
Bước 4: Nộp hồ sơ đăng ký mã số thuế cá nhân online.
Để nộp hồ sơ đăng ký mã số thuế cá nhân trực tuyến, trước tiên bạn cần truy cập vào trang chủ của Tổng cục thuế theo địa chỉ: https://www.tncnonline.com.vn. Sau đó, bạn nhấn chọn mục Đăng ký thuế.
Tiếp theo, tại mục Tổ chức chi trả, bạn lần lượt điền các thông tin vào khung bên dưới mà hệ thống yêu cầu. Trong trường hợp bạn không nhớ hoặc điền không đúng mã số thuế hay ngày cấp mã số thuế. Thì có thể lựa chọn phương án khác để thay thế. Bạn chỉ cần bấm mục Tra cứu MST trên thanh công cụ. Rồi nhập thông tin là hệ thống sẽ gửi kết quả chính xác về cho bạn.
Khi quá trình đăng nhập đã thành công, sẽ xuất hiện một giao diện gửi file dữ liệu mới. Khi đó, bạn hãy nhập đầy đủ các thông tin theo yêu cầu rồi vào mục Chọn tệp để chọn tập tin kết xuất đã lưu. Cuối cùng, bạn nhấn Gửi file.
Bước 5: Nộp hồ sơ trực tiếp cho cơ quan thuế.
Một số chi cục thuế, bạn sẽ phải mang bản cứng lên chi cục thuế quản lý để nộp bản cứng, sau đó cơ quan thuế sẽ cấp mã số thuế cá nhân cho bên bạn.
Để làm được điều này, bạn thực hiện như sau:
Bạn mở phần mềm QTTNCN lên, sau đó nhấn vào mục In tờ khai rồi tích chọn mục In bảng kê Đăng ký thuế TNCN và nhấn nút.
Khi đó, bảng kê hồ sơ đăng ký thuế sẽ hiển thị trên màn hình, người đăng ký thuế chỉ cần ký tên, đóng dấu và đi nộp cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý là xong.
Bước 6: Tra cứu kết quả nộp qua mạng.
Sau khi Tổng cục Thuế xác nhận đăng ký mã số thuế cá nhân online thì khoảng 2 – 7 ngày sau, người nộp thuế sẽ vào tra cứu kết quả cấp mã số thuế theo hướng dẫn sau:
Truy cập vào website của Tổng cục Thuế, chọn Đăng ký thuế -> Tổ chức chi trả. Sau đó bạn điền đầy đủ thông tin và chọn Đăng nhập.
Tiếp theo, bạn vào Tra cứu file rồi tìm tới file muốn xem kết quả, nếu đã có kết quả thì bạn vào Tải kết quả để tải file đó về máy tính của bạn. Còn nếu trạng thái cấp mã xuất hiện chữ Chưa phê duyệt thì tức là hồ sơ của bạn chưa được phê duyệt và bạn phải đợi thêm một thời gian nữa.
Đăng ký mã số thuế cá nhân cho người nước ngoài
Khi một cá nhân nước ngoài có phát sinh nghĩa vụ thuế tại Việt Nam (theo dạng cư trú hay không cư trú). Thì việc đầu tiên cần làm để có thể bắt đầu thực hiện kê khai nộp thuế là đăng ký mã số thuế cho cá nhân đó tại Việt Nam.
Cá nhân cư trú là người đáp ứng một trong các điều kiện sau:
- Có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên tính trong 1 năm dương lịch hoặc 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu có mặt tại Việt Nam. Trường hợp ngày đến và ngày đi là trong cùng 1 ngày thì được tính là 1 ngày cư trú
- Có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam theo một trong 2 trường hợp sau:
+ Đối với công dân Việt Nam: nơi ở thường xuyên là nơi cá nhân sinh sống thường xuyên, ổn định không có thời hạn tại một chỗ ở nhất định và đã đăng ký thường trú theo quy định của pháp luật về cư trú.
+ Đối với người nước ngoài: nơi ở thường xuyên là nơi ở thường trú ghi trong Thẻ thường trú hoặc nơi ở tạm trú khi đăng ký cấp Thẻ tạm trú do cơ quan có thẩm quyền thuộc Bộ công an cấp.
Trong trường hợp người nước ngoài mà bên đang thuê lao động làm việc tại Việt Nam. Đảm bảo các quy định về pháp luật lao động và quản lý cư trú, cơ thẻ tạm trú thì bên bạn phải đăng ký mã số thuế cho cá nhân này.
Thủ tục, hồ sơ đăng ký mã số thuế cá nhân cho người nước ngoài bao gồm:
- Tờ khai đăng ký mẫu 05-ĐK-TCT.
- Bản sao hộ chiếu của người lao động nước ngoài.
Sau khi hoàn tất hồ sơ, bạn nộp lên cơ quan thuế nơi người lao động đang làm việc để thực hiện đăng ký.
Đăng ký mã số thuế cá nhân cho người phụ thuộc
Trước khi làm thủ tục đăng ký mã số thuế cá nhân cho người phụ thuộc, bạn cần chú ý:
- Người nộp thuế được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc nếu đã đăng ký thuế và được cấp mã số thuế (Nếu người nộp thuế chưa có mã số thuế thì không được giảm trừ cho nguoiwf phụ thuộc)
- Khi đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc sẽ được cơ quan thuế cấp mã số thuế cho người phụ thuộc và được tạm tính giảm trừ gia cảnh trong năm kể từ khi đăng ký.
Để thu thập thông tin và cấp mã số thuế cá nhân cho người phụ thuộc, bạn thực hiện như sau:
- Bước 1: Thu thập thông tin của người phụ thuộc (căn cứ vào hồ sơ chứng minh NPT hoặc thông tin trên mẫu tờ khai đăng ký NPT giảm trừ gia cảnh. TCTTN thu thập thông tin của NPT khai vào Phụ lục 05-3/BK-QTT-TNCN).
- Bước 2: Nhập thông tin của người phụ thuộc bằng cách truy cập trang web https://www.tncnonline.com.vn.
- Bước 3: Bạn gửi thông tin của NPT đến cơ quan thuế trực tiếp quảnl lý.
- Bước 4: Nhận kết quả cấp mã số thuế cá nhân cho người phụ thuộc.
- Bước 5: Điều chỉnh thông tin kê khai sai.
Đăng ký mã số thuế cá nhân bị trùng
Xét về nguyên tắc, số chứng minh nhân dân do cơ quan Công an cấp là mã số duy nhất đối với từng cá nhân. Tuy nhiên, vẫn xảy ra trường hợp báo lỗi trùng thông tin chứng minh nhân dân giữa 2 cá nhân ở 2 địa phương khác nhau.
Để xử lý trường hợp trùng số CMND, người nộp thuế cần thực hiện như sau:
- Trên hệ thống đăng ký mã số thuế cá nhân, bạn nhập bổ sung thêm 3 ký tự là ký tự viết tắt tên tỉnh đang cư trú của bạn vào sau ô CMND của người nộp thuế. (ví dụ: Hà Nội là HAN, Hà Nam là HNA, Nam Định là NDI,…). Và thực hiện việc đăng ký mã số thuế theo đúng quy trình đăng ký thuế hiện hành
- Làm công văn gửi Chi cục thuế quản lý trực tiếp. Tài liệu gửi kèm bao gồm:
+ Tờ khai đăng ký thuế mẫu 05/ĐK-TCT ban hành kèm theo thông tư 80/2012
+ CMND photo công chứng của người bị trùng
+ Bảng kết quả cấp mã của cơ quan thuế
+ Danh sách người lao động bị trùng mã số thuế có xác nhận của công ty
Mẫu đăng ký mã số thuế cá nhân
Mẫu tờ khai đăng ký thuế thu nhập cá nhân là mẫu tờ khai mới nhất 2018. Được sử dụng khi bạn làm thủ tục đăng ký mã số thuế cá nhân theo mẫu số 05-ĐK-TCT được ban hành kèm theo Thông tư số 80/2012/TT-BTC ngày 22/5/2012 của Bộ Tài chính.
Hiện nay, việc đăng ký mã số thuế cá nhân đều được thực hiện theo mẫu trên máy chứ không cần phải đi nộp trực tiếp cho cơ quan thuế. Do đó khá tiện lợi trong việc tham khảo và thu thập cũng như tổng kết thông tin cho cả công ty và doanh nghiệp.
Bạn có thể sử dụng linh hoạt 2 mẫu ban hành theo 2 thông tư để tiện trong công việc. 2 mẫu đó là:
- Mẫu số 01/ĐK-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 84/2008/TT-BTC ngày 30/9/2008 của Bộ Tài chính
- Mẫu số 05-DK-TCT ban hành kèm theo Thông tư số 80/2012/TT-BTC ngày 22/5/2012 của Bộ Tài chính
Đăng ký mã số thuế cá nhân mất bao lâu?
Đối với hồ sơ đăng ký thuế nộp trực tiếp tại cục Thuế thì thời hạn cấp mã số thuế sẽ không quá 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đăng ký thuế đã được kê khai đầy đủ các chỉ tiêu. Trong trường hợp nhận hồ sơ đăng ký thuế qua hệ thống bưu điện thì thời hạn cấp mã số thuế sẽ không quá 2 ngày làm việc. Kể từ ngày nhận hồ sơ đăng ký thuế đã được kê khai đầy đủ các chỉ tiêu.
Như vậy, trên đây là những thông tin về vấn đề đăng ký mã số thuế cá nhân. Hi vọng rằng những thông tin này sẽ hữu ích đối với bạn. Chúc bạn thành công!
