Một trong những vấn đề rắc rối của kế toán viên khi lập hóa đơn. Đó là xử lý việc viết sai địa chỉ, mã số thuế, tên công ty, hàng hóa, dịch vụ, số lượng hay đơn vị tính… của hóa đơn.
Khi đó, biên bản điều chỉnh hóa đơn được sử dụng khi xuất hóa đơn. Với thông tin bị sai lệch sẽ dẫn đến những sai sót nghiêm trọng trong hoạt động của doanh nghiệp
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai sót mới nhất năm 2018 dưới đây. Sẽ giúp khắc phục, sửa đổi những thông tin trong bản hóa đơn đã xuất sai. Mời các bạn cùng tham khảo nhé!
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn năm 2018
CÔNG TY ……………………………… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số ……./ BBĐCHĐ-KTES …………., ngày ……… tháng ………. năm ………….
BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN SAI SÓT
Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ tài chính
Căn cứ Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/2/2015 của Bộ tài chính
Hôm nay, ngày …… tháng …… năm ……., tại …………………………………………………, chúng tôi gồm có:
Bên A: ………………………………………………………………………………………………………………..
Do ông: …………………………………………………., chức vụ: ……………………………………., làm đại diện.
Địa chỉ: ……………………………………………………………………………………
Điện thoại: …………………………………………………….., Email: ……………………………………………………
Mã số thuế: ………………………………………………………………………………………..
Bên B: …………………………………………………………………………………………………….
Do ông (bà): ……………………………………………, chức vụ: ……………………………………, làm đại diện.
Địa chỉ: ……………………………………………………………………………………………..
Điện thoại: ………………………………………………, Email: …………………………………………..
Mã số thuế: ……………………………………………………………………………………..
Hai bên thống nhất lập biên bản điều chỉnh hóa đơn GTGT số ………, ký hiệu …………… ngày ……………. (đã kê khai vào kỳ ………) và lập hóa đơn điều chỉnh số ………, ký hiệu ……… ngày …………….., cụ thể như sau:
Lý do điều chỉnh: …………………………………………………………………………………….
NỘI DUNG TRƯỚC KHI ĐIỀU CHỈNH:
| STT | Tên hàng hóa, dịch vụ | Đơn vị tính | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền |
| 1 | ….. | … | … | … | … |
| … | … | … | |||
| … |
HAI BÊN THỐNG NHẤT ĐIỀU CHỈNH LẠI ĐƠN GIÁ NHƯ SAU:
| STT | Tên hàng hóa, dịch vụ | Đơn vị tính | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền |
| 1 | …. | …. | … | … | … |
| … | … | … | …. | … | |
| … |
Biên bản được lập thành 2 (hai) bản, mỗi bên giữ 1 (một) bản, có giá trị pháp lý như nhau.
ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Ngoài ra, mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn bị sai sót đều được áp dụng cho tất cả các lỗi sai trên hóa đơn.
Biên bản điều chỉnh hóa đơn sai ngày
Trong trường hợp công ty bạn viết sai ngày trên hóa đơn thì xử lý như sau:
- Hai bên thống nhất lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót.
- Người bán lập hóa đơn điều chỉnh: ghi rõ nội dung ghi sai, nội dung điều chỉnh, số hóa đơn, ký hiệu,…
- Khi kê khai: Tại kỳ kê khai lập lại hóa đơn điều chỉnh: Bên bán kê khai hóa đơn điều chỉnh vào bảng kê bán ra. Bên mua kê khai vào bảng kê khai mua vào (Chỉ tiêu: Doanh thu và thuế GTGT ghi bằng “0”), từ ngày 1/1/2015 không phải nộp phụ lục kèm theo.
Biên bản điều chỉnh hóa đơn sai tên hàng
Theo quy định, nếu sai tên hàng hóa thì Doanh nghiệp và khách hàng phải lập Biên bản điều chỉnh nội dung đã ghi sai, đồng thời lập biên bản điều chỉnh hóa đơn.
Khi đó, trên hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ nội dung đã ghi sai, nội dung điều chỉnh. Số hóa đơn, ký hiệu, ngày tháng năm của hóa đơn đã lập cần điều chỉnh.
Lưu ý: Hóa đơn điều chỉnh chỉ cần ghi nội dung cần điều chỉnh, các nội dung đã ghi đúng (số lượng, đơn giá, thành tiền,…) không được ghi lại trên hóa đơn điều chỉnh.
Biên bản điều chỉnh hóa đơn sai mã số thuế
Có 2 cách xử lý khi hóa đơn viết sai mã số thuế của người mua mà cả 2 bên đã kê khai thuế như sau:
- Cách 1: Lập biên bản thu hồi hóa đơn và xuất hóa đơn thay thế
- Cách 2: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn sai sót và xuất hóa đơn điều chỉnh
Khi bạn lập biên bản điều chỉnh hóa đơn tức là bên bán không thu hồi lại hóa đơn, chỉ xuất hóa đơn điều chỉnh, trên hóa đơn có ghi rõ: Điều chỉnh cho hóa đơn số ……. ngày …….. do ghi sai MST.
Khi đó, cả 2 bên cùng không kê khai điều chỉnh thuế (do đã kê khai) chỉ lưu giữ hóa đơn điều chỉnh để giải trình khi cần thiết. Bên bán chỉ khai sử dụng hóa đơn trong kỳ (1 số).
Biên bản điều chỉnh hóa đơn sai số tiền
Trong trường hợp sai số tiền thanh toán ở dòng tổng tiền thanh toán (do cộng tổng sai) so với số liệu ở cột thành tiền nên dẫn đến dòng số tiền viết bằng chữ cũng sai.
Khi đó, cách xử lý như sau:
- Nếu hóa đơn viết sai đó chưa được dùng để kê khai thuế GTGT thì bạn chỉ cần lập biên bản thu hồi, rồi xuất hóa đơn khác thay thế là xong
- Nếu hóa đơn ghi sai tổng số tiền thanh toán bằng số và bằng chữ nhưng đã kê khai thuế trên tờ khai thuế thì bên bán (bên viết sai hóa đơn) sẽ lập biên bản điều chỉnh hóa đơn và xuất hóa đơn điều chỉnh. Trên hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ điều chỉnh tăng (hoặc giảm) tổng số tiền thanh toán đã ghi trên hóa đơn số ….. ký hiệu …….. ngày …… tháng ……. năm …….
Biên bản điều chỉnh hóa đơn sai địa chỉ
Biên bản điều chỉnh hóa đơn sai địa chỉ cần được lập với sự thỏa thuận của 2 bên bán và mua. Trong đó, điền đầy đủ các thông tin về người đại diện, địa chỉ công ty, nội dung cũng như lý do lập hóa đơn và địa chỉ sau khi điều chỉnh của khách hàng.
Lưu ý, hóa đơn cần có sự xác nhận của 2 bên kèm với hóa đơn đã lập.
Biên bản điều chỉnh hóa đơn ai ký?
Theo quy định, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình ký thay, giao cho cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa ủy quyền, có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh một số loại văn bản.
Tuy nhiên, việc giao ký ký thay, thừa ủy quyền, thừa lệnh phải có giấy ủy quyền, phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức, phải thông báo cho cơ quan thuế về thời hạn, phạm vi ủy quyền.
Như vậy, theo quy định trên thì biên bản điều chỉnh hóa đơn không nhất thiết phải là người đứng đầu tổ chức ký.
Trên đây là những thông tin liên quan đến biên bản điều chỉnh hóa đơn mà chúng tôi đã chia sẻ với bạn đọc. Hy vọng rằng những thông tin này sẽ hữu ích đối với bạn, nhất là đối với các bạn kế toán mới làm việc. Chúc các bạn thành công!
