Hàm Subtotal là một trong những công cụ rất hữu ích đối với các nhân viên kế toán. Với hàm này các bạn có thể tính tổng: tiền tồn trong ngày, phát sinh trong kỳ, từng tài khoản kế toán trên mẫu sổ sách kế toán trong file Excel một cách dễ dàng nhất.
Với hàm Subtotal này, các bạn chỉ cần thực hiện một số thao các cực kỳ cơ bạn là chúng ta đã có thể tính tổng một cách chính xác và hiệu quả.
Đây cũng chính là một trong những hàm cơ bản trong Excel mà chúng ta cần biết. Vậy hàm subtotal là gì? Chức năng của hàm cũng như cách sử dụng hàm subtotal như thế nào chúng ta cùng tìm hiểu nhé!
Hàm Subtotal là gì?
Kể từ phiên bản Excel 2003, Microsoft đã nâng cấp hàm Subtotal để gia tăng các tùy chọn cho đối số đầu tiên của hàm. Sử dụng dạng hàm này hơi khó nhưng rất linh hoạt và giải phóng sức lao động đáng kể cho những người thường xuyên phải làm việc với các con số,đa dạng, phức tạp, trị giá lớn.
Bạn bắt buộc phải nhớ đối số thứ nhất của hàm vì nó là địa diện cho phép tính cần thực hiện trên tập số liệu. Tuyệt vời rằng từ phiên bản Excel 2007, nhà điều cung cấp đã bổ sung thêm tính năng AutoComplete để hệ thống tự ghi nhớ đối số kể trên mà không cần chúng ta mất nhiều thời gian, dễ bị nhầm lẫn, bị quên như trước kia.
Hàm có cú pháp: SUBTOTAL(function_num,ref1,ref2,…) trong đó:
- Function_num: Đây là phần bắt buộc phải có bao gồm các số từ 1-11. (Khi muốn tính toán tất cả các dữ liệu ẩn trong vùng) hoặc 101-111(khi chỉ tính toán vùng dữ liệu không bị ẩn trong vùng). Những con số này là sự mã hóa các hàm trong Subtotal. Chẳng hạn bạn muốn tính tổng(tương đương với hàm SUM), phần này sẽ điền số 9.
- Ref1, ref2,…: Đây là giới hạn vùng tham chiếu mà bạn muốn thực hiện phép tính.
Hàm Subtotal còn khác với hàm SUM ở chỗ nó chỉ dùng cho cột dữ liệu và báo lỗi khi bạn muốn tính hàng dữ liệu. Ngoài ra, khi bạn đã thực hiện lệnh Filter (Auto Filter). Hàm này cũng sẽ bỏ qua, không tín toán trong kết quả hiển thị.
Bạn lưu ý không nên nhập dữ liệu dưới dạng 3-D khi muốn thực hiện lệnh của hàm này vì hệ thống sẽ báo lỗi ngay lập tức(#VALUE!).
Lý do hàm Subtotal được sử dụng nhiều vì chúng ta dễ dàng thay đổi các hàm tính cho nó trong cùng một hệ tham chiếu, giới hạn cần tính toán. Hơn nữa, bạn còn có thể tính toán những yêu cầu phức tạp hơn mà các hàm thông thường không thể làm được.
Cách sử dụng hàm Subtotal như thế nào?
Để sử dụng hàm Subtotal, bạn làm theo các bước sau:
- Bước 1: Mở trang tính Exel đang cần tính toán, xác định lệnh cần sử dụng. (Tính trung bình cộng, tính tổng,…tùy vào thông tin thực tế bạn cần).
- Bước 2: Gõ lệnh “=SUBTOTAL(chọn hàm số cần tính( chẳng hạn 1 là tính Trung bình cộng), rê chuột hoặc khai báo giới hạn vùng cần tính) và nhấn Enter.
Trường hợp bạn muốn tính tổng tiền hàng theo tên khách, đầu tiên hãy sắp xếp lại bảng tên bằng cách bôi đen cột Tên khách hàng -> Data -> Sort
Hộp thoại mở ra, bạn chọn Continue with the current selection -> Sort . Sau đó sắp xếp các tên theo thứ tự bảng chữ cái Alphabet, những tên trùng đứng lại gần nhau -> OK.
- Bôi đen vùng chứa dữ liệu -> Data -> Subtotal để tính tổng số lượng mặt hàng và tổng tiền của một khách.
- Tại At each change in: chọn Tên khách hàng cần tính.
- Tại Use function chọn 9 vì đây là hàm tính Tổng (theo giả dụ đầu bài) để mặc định hàm cần tính.
- Tại Add subtotal to: tick vào ô Số lượng và Thành tiền để tìm kết quả đang cần
- Nhấn OK.
Đối với các hàm tính còn lại, Subtotal cũng thực hiện tương tự. Nếu như bạn muốn có được nguyên bản bảng dữ liệu như ban đầu, hãy mở hộp thoại Subtotal -> Remove All.
Chỉ cần thực hiện một vài lần, bạn sẽ thấy hàm Subtotal không hề khó dùng, phức tạp chút nào. Vì thế, đừng ngại tận dụng nó trong tính toán để giúp bản thân hoàn thành công việc nhanh chóng, hiệu quả hơn bạn nhé!
Tổng kết
Trên đây là cách sử dụng hàm tính tổng Subtotal và những lưu ý cần thiết khi chúng ta sử dụng hàm này. Hi vọng với nhưng thông tin và cách sử dụng này sẽ giúp ích cho các bạn trong việc sử dụng Excel cũng như thực hiện các phép tính dễ dàng và nhanh hơn. Chúc các bạn thành công!
